home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Tech Arsenal 1 / Tech Arsenal (Arsenal Computer).ISO / tek-09 / membr102.zip / MANUAL.DOC < prev    next >
Text File  |  1992-06-01  |  17KB  |  392 lines
  1.                         MEMBERSHIP SYSTEM
  2.  
  3. Introduction
  4.  
  5. The Membership System is an automated database designed to contain
  6. information about an organization's members.  The Membership System
  7. provides everything needed to keep member information current,
  8. print reports about the members, and print various types of mailing
  9. labels.  It is menu driven so new users shouldn't have to learn any
  10. commands.  
  11.  
  12. Installing the Program
  13.  
  14. The program should be copied to your hard disk.  From a DOS prompt
  15. create a directory called MEMBER-->MD\MEMBER
  16.  
  17. Make MEMBER subdirectory the default directory--> CD\MEMBER
  18.  
  19. Copy the files on the program disk to this directory-->COPY
  20. A:*.*
  21.  
  22. Finally unzip the files-->PKUNZIP MEMBER
  23.  
  24.  
  25. Starting the Program
  26.  
  27. The Membership System is an executable file and can be activated by
  28. typing--> MEMBER
  29.  
  30. The first time user will be diverted to SETUP for installing with
  31. the Organization's Name, Default Drive for backup and the number of
  32. labels across that you use - 1, 2 or 3 across. If you should decide
  33. later to change the type of labels a menu option in the File
  34. Maintenance menu will correct this.
  35.  
  36. After SETUP the Initial Screen (Figure 1) will appear.  This screen
  37. introduces the user to the Membership System.
  38. +---------------------------------------------------------------+
  39. |                                                               |
  40. | M   M  EEEE  M   M  BBB   EEEE  RRR    SSS   H  H  III  PPP   |
  41. | MM MM  E     MM MM  B  B  E     R  R  S      H  H   I   P  P  |
  42. | M M M  EEE   M M M  BBB   EEE   RRR     S    HHHH   I   PPP   |
  43. | M   M  E     M   M  B  B  E     R R       S  H  H   I   P     |
  44. | M   M  EEEE  M   M  BBB   EEEE  R  R   SSS   H  H  III  P     |
  45. |                                                               |
  46. |                                                               |
  47. |            SSS   Y   Y    SSS    TTTTT  EEEE   M   M          |
  48. |           S       Y Y    S         T    E      MM MM          |
  49. |             S      Y       S       T    EEE    M M M          |
  50. |               S    Y         S     T    E      M   M          |
  51. |            SSS     Y      SSS      T    EEEE   M   M          |
  52. |                                                               |
  53. | Version 1.0                                              1991 |
  54. +---------------------------------------------------------------+
  55.                            Figure 1
  56.  
  57.                            Page 1
  58.  
  59. Main Menu
  60.  
  61. The Main Menu (Figure 2) will appear automatically after the
  62. initial screen has been displayed for approximately 5 seconds. 
  63. This Menu provides the main options available to the user for the
  64. Membership System.  This menu is navigated by using the up and down
  65. arrows, highlighting the selections and pressing the Enter key to
  66. accept.  As these arrows are pushed the bottom line of the screen
  67. provides additional information about the selection highlighted.
  68. +----------------------------------------------------------------+
  69. |                     Your Organizations Name                    |
  70. |                      M A I N    M E N U                        |
  71. |                                                                |
  72. |                       Add New Member                           |
  73. |                       Edit Member Records                      |
  74. |                       Report and Label Menu                    |
  75. |                       File Maintenance                         |
  76. |                       Remove Non-Paying Member                 |
  77. |                       Payment of Dues                          |
  78. |                                                                |
  79. |                       Leave Membership                         |
  80. |                                                                |
  81. |                                                                |
  82. |              Select this to add new members to database        |
  83. +----------------------------------------------------------------+
  84.                             Figure 2
  85.  
  86.  
  87. Adding New Member Option
  88.  
  89. Upon selecting this option a Data Entry Screen (Figure 3) is
  90. displayed.  
  91.  
  92.  +----------------------------------------------------------+
  93.  |              MEMBERSHIP  DATA  ENTRY                     |
  94.  |==========================================================|
  95.  |Last Name:________________ First:_______________ Initial:_|
  96.  |          Leave Blank to Exit                             |
  97.  |Title    :____                                            |
  98.  |Street   :________________ City :___________ State__Zip:__|
  99.  |Membership Type:__ I-Individual,S-Student,F-Family,L-Life |
  100.  |Member Since   :__/__                                     |
  101.  |Membership Expires: __/__/__                              |
  102.  |Date Dues Paid :__/__/__      Amount of Dues: _______     |
  103.  |Contribution   :________                                  |
  104.  |Special Codes  :_____ O-Officer, P-Publication            |
  105.  +----------------------------------------------------------+
  106.                             Figure 3
  107.  
  108. The cursor first appears at the prompt for the Members last name. 
  109. To exit this screen leave the last name blank.  Enter the
  110. information requested.  
  111.  
  112.                          Page 2
  113.  
  114. The Title prompt can be answered with any of the following titles: 
  115. Mr, Mrs, Ms, Fam (short for FAMILY), Dr. or any three character
  116. title.
  117. The first letter of the type of membership should be entered at the
  118. Membership Type.  If a new type of membership is desired a
  119. different letter should be entered.  The program will ask if this
  120. is a new code.  Answering yes will allow you to enter it before
  121. proceeding.  A 'No' will allow you to change the type.
  122.  
  123. The "Member Since" is answered by entering the numeric month and
  124. year, i.e. "10/91" for October 1991.  The program will not allow a
  125. number in the month larger than "12".  
  126.  
  127. When entering a Life Member in the membership type the program
  128. automatically adds 50 years to the expiration date.  Otherwise
  129. enter the month and year (numeric only) to the expiration question. 
  130. The program will not allow numbers for months larger than "12".
  131.  
  132. Some organizations solicit contributions over and beyond the dues. 
  133. Enter the contribution received.  A report is available to list
  134. individuals who have contributed to the organization.  
  135.  
  136. Special codes, up to five (5) single letters can be entered.  There
  137. are only two codes available at this time.  These codes are
  138. displayed along the bottom of the screen - O - Officer, P -
  139. Publications Comm.  Additional codes can be created by placing a
  140. new code in this prompt.  The program will display a prompt for new
  141. code and the code's description.
  142.  
  143. After completing the special code the members record is accepted
  144. and saved automatically.  The program returns to a blank entry
  145. form.  Another member can be added or, by leaving the last name
  146. blank, the user can exit from the data entry module and return to
  147. the Main Menu.
  148.  
  149. Edit Member Record option
  150.  
  151. There is a constant need to change the information on members. 
  152. Examples include new addresses, dues payment (see below for payment
  153. of dues received from more than one person at a time), donations,
  154. change in membership type, officer changes, etc.
  155.  
  156. Upon selecting the Edit Member Record option the user is asked
  157. whether to edit a single member or the alphabetical letter of the
  158. last name (Figure 4).  
  159.  
  160.         +------------------------------------------------+
  161.         | Edit (A)lphabetical Members or (S)ingle Member |
  162.         +------------------------------------------------+
  163.                             Figure 4
  164.  
  165. Press "S" to edit a single member or "A" to edit all members with
  166. last name beginning for the given letter.  If "S" was pressed you
  167. will be asked (Figure 5) for the last name and first name of the
  168. member.  This must be entered exactly as when the member was first
  169. added.  If the name is misspelled a "This person not in database!"
  170. message will appear.  Try again or edit through the alphabetical
  171. option in edit.
  172.  
  173.                          Page 3
  174.  
  175.        +---------------------------------------------------+
  176.        |             Editing Members Record                |
  177.        | Last Name: LEE____________  First: RONALD________ |
  178.        +---------------------------------------------------+
  179.                             Figure 5
  180.  
  181. If the person is located a Edit Screen (Figure 6) will appear with
  182. the name of the person and that person's information displayed. 
  183. Press the Enter key until you are at the information you want to
  184. change.  
  185.  +----------------------------------------------------------+
  186.  |              MEMBERSHIP  EDIT  SCREEN                    |
  187.  |==========================================================|
  188.  |Last Name:LEE_____________ First:RONALD_________ Initial:R|
  189.  |          Leave Blank to Exit                             |
  190.  |Title    :MR__                                            |
  191.  |Street   :Rt. 5___________ City :ELKTON_____ StateVAZip:22|
  192.  |Membership Type:F I-Individual,S-Student,F-Family, L-Life |
  193.  |Member Since   :12/87                                     |
  194.  |Membership Expires: 10/91                                 |
  195.  |Date Dues Paid :10/01/91     Amount of Dues:  25.00       |
  196.  |Contribution   : 25.00                                    |
  197.  |Special Codes  :O     O-Officer, P-Publication Comm.      |
  198.  +----------------------------------------------------------+
  199.                             Figure 6
  200.  
  201. If a "A" for all members was selected the Edit Screen (Figure 7)
  202. appears with the first member in the data base.  The menu located
  203. near the bottom allows you to "(E)dit (D)elete (N)ext (P)rior
  204. (Q)uit" by selecting the appropriate letter.  Selecting "E" allows
  205. editing the screen being displayed.  Selection "D" will delay the
  206. person being display.  The "N" moves to the next person.  The "P"
  207. moves back one person.  The "Q" quits edit of all persons.
  208.  
  209.  +----------------------------------------------------------+
  210.  |              MEMBERSHIP  EDIT  SCREEN                    |
  211.  |==========================================================|
  212.  |Last Name:LEE_____________ First:RONALD_________ Initial:R|
  213.  |          Leave Blank to Exit                             |
  214.  |Title    :MR__                                            |
  215.  |Street   :Rt. 5___________ City :ELKTON_____ StateVAZip:22|
  216.  |Membership Type:F I-Individual,S-Student,F-Family, L-Life |
  217.  |Member Since   :12/87                                     |
  218.  |Membership Expires: 10/91                                 |
  219.  |Date Dues Paid :+----------------------------------------+|
  220.  |Contribution   :|(E)dit  (D)elete  (N)ext  (P)rior (Q)uit||
  221.  |Special Codes  :+----------------------------------------+|
  222.  +----------------------------------------------------------+
  223.                             Figure 7
  224.  
  225.                          Page 4
  226.  
  227. Report and Label Menu option
  228.  
  229. The Report/Label Menu (Figure 8) appears.  There are four reports
  230. and two label options available.
  231.  
  232.   +========================================================+
  233.   |         R E P O R T  /  L A B E L     M E N U          |
  234.   |========================================================|
  235.   |                                                        |
  236.   |                     REPORTS                            |
  237.   |                       Listing All Members              |
  238.   |                       Membership Summary               |
  239.   |                       Donating this year               |
  240.   |                       Dues Expiring                    |
  241.   |                                                        |
  242.   |                     LABELS                             |
  243.   |                       All Members                      |
  244.   |                       Special Codes                    |
  245.   |                                                        |
  246.   |                     Return to Main Menu                |
  247.   +========================================================+
  248.                             Figure 8
  249.  
  250. Report options 1 through 3 print automatically.  Be sure the
  251. printer is on and with adequate paper available.
  252.  
  253. Option 4 Dues Expiring will first display Figure 9.  Enter the
  254. beginning and ending dates for the report.  When the report is
  255.  
  256.              +---------------------------------------------+
  257.              |  Enter Period to check expiration dates     |
  258.              |  Beginning Period __/__  Ending Period __/__|
  259.              +---------------------------------------------+
  260.                           Figure 9
  261.  
  262. finished printing you will need to remove the paper and load your
  263. labels.  Labels will be printed at this time for those members on
  264. the report.  This allows you to send them a reminder about their
  265. dues.  When printing labels, here and for the two label options
  266. below, the printer will pause after printing two rows of test
  267. labels so you can adjust the labels.  Pressing any key starts the
  268. printer.
  269.  
  270. If you decide to change the type of labels established in the
  271. original setup be sure to change them in the File Maintenance menu. 
  272.  
  273.  
  274. File Maintenance option
  275.  
  276. The File Maintenance Menu (Figure 10) allows the user several key
  277. options.
  278.  
  279.                           Page 5
  280.  
  281.       +======================================================+
  282.       |         F I L E    M A I N T E N A N C E             |
  283.       |======================================================+
  284.       |                                                      |
  285.       |                   Reindex Data Files                 |
  286.       |                   Backup Data                        |
  287.       |                   Restore Data from Backup           |
  288.       |                   Change Label Default               |
  289.       |                                                      |
  290.       |                   Return to MAIN MENU                |
  291.       |                                                      |
  292.       +======================================================+
  293.                             Figure 10
  294.  
  295. It may be necessary to reindex the data files if reports appear in
  296. error or the edit options do not locate the right person. 
  297. Highlight "Reindex Data Files" and press enter key.  Reindexing is
  298. done automatically.
  299.  
  300. Backing up the data on a regular basis is highly recommended.  It
  301. is best done daily after all editing and adding of new members has
  302. been completed.  Highlight "Backup Data" and press the Enter key. 
  303. You will be directed to place your backup disk in your defaul drive
  304. designated in setup.  Once the disk is in place press any key and
  305. the data files will be copied automatically to the backup disk.
  306.  
  307. Should something happen that destroys or corrupts the data in the
  308. computer, the backup disk can be copied from the floppy to the hard
  309. disk using the restore option.  Highlight the "Restore Data from
  310. Backup" and press Enter key.  You will be directed to place the
  311. backup disk in Drive A.  
  312.  
  313. The types of labels that can be printed are:
  314.            3 1/2   X   15/16   X   1 across
  315.            3 1/2   X   15/16   X   2 across
  316.                 2 1/2   X   15/16   X   3 across
  317.  
  318. Select Change Label Default to change from one to another.
  319.  
  320. Remove Non-Paying Member option
  321.  
  322. This option removes automatically all persons in the data base with
  323. expiration dates prior to the designated date (Figure 11).
  324.  
  325.             +------------------------------------------+
  326.             | Remove all non-paying members prior to:  |
  327.             |                __/__                     |
  328.             +------------------------------------------+
  329.                             Figure 11
  330.  
  331. A list of persons being deleted can be printed prior to actual
  332. deletion.  Check the list.  If anyone appears which shouldn't be
  333. deleted press "N" when asked "Okay to delete these persons?".  This
  334. cancels deletion and allows you to edit the person's record and
  335. then rerun this option.
  336.  
  337.                            Page 6
  338.  
  339. Payment of Dues option
  340.  
  341. This option should be used when more than one dues payment is on
  342. hand.  The screen (Figure 12) will appear.  Leave the last name
  343. blank to exit.  If a person pays by changing type of membership use
  344. the edit option to make the changes.
  345.  
  346.                +------------------------------------------------+
  347.                |Today's date will be used to record payment date|
  348.                +------------------------------------------------+
  349.  
  350.     +----------------------------+  +-----------------------------+
  351.     | Last Name      :___________|  |Leave last name empty to Exit|
  352.     | First Name     :___________|  +-----------------------------+
  353.     | Amount Paid    :____.__    |
  354.     | New Expir. Date:__/__/__   |
  355.     | Contribution   :_____.__   |
  356.     +----------------------------+
  357.                             Figure 12
  358.  
  359. Leave Membership option
  360.  
  361. This allows you to exit from the Membership System and return to
  362. the Fixed Disk Organizer.
  363.  
  364.  
  365.  
  366.  
  367.  
  368.  
  369.  
  370.  
  371.  
  372. Please read license.doc and register with Advanced Data Solutions
  373. 15 Springcrest Drive, Luray, Va. 22835 if you decide to use this
  374. program.
  375.  
  376.  
  377.  
  378.  
  379.  
  380.  
  381.  
  382.  
  383.  
  384.  
  385.  
  386.  
  387.  
  388.  
  389.  
  390.  
  391.  
  392.                            Page 7